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Les dépenses engendrées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle doivent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. En voici les conditions.

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La première, sans surprise, est que ces frais doivent concerner directement l’exercice de l’activité professionnelle. Une étude menée en 2018 par le site Expensya, spécialisé en gestion des notes de frais, a listé les principaux postes de dépenses dans le cadre « pro ». Résultat : une addition annuelle moyenne, par salarié, de 2 322 €.

Dans le détail, les transports restent le poste de dépenses le plus important, 622 € lui étant consacrés, devant la restauration (598 €, pour un ticket moyen à 32 €) et l’hébergement (403 €). Ce sont les trois principales catégories de frais avancés par le salarié que l’employeur doit lui rembourser, mais il peut tout aussi bien s’agir de frais de mobilité professionnelle (le salarié muté qui déménage), des frais vestimentaires, de trajet domicile-travail ou d’utilisation de son téléphone mobile. Tout va dépendre de la nature de la fonction exercée, de ses contraintes ou bien, plus simplement, de ce que prévoit la convention collective à laquelle l’entreprise est rattachée.

Deux modalités de remboursement, des montants plafonnés

Pour leur remboursement, deux solutions existent. La première consiste, pour l’employeur, à appliquer un forfait versé sous forme de primes à des périodes régulières en plus du salaire. Il s’agit, par exemple, du cas où une indemnité de 15 € est prévue à chaque repas pris par le salarié en déplacement professionnel et ce, quelle que soit la somme qu’il a réellement engagée. C’est le cas de figure le plus simple.

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La seconde solution, elle, voit l’entreprise rembourser le salarié en fonction du montant exact qu’il a dépensé. Ce qui suppose la présentation de justificatifs (factures de restaurant, d’hôtel…). Chacune des deux méthodes a ses propres avantages.

Le montant du remboursement, lui aussi, est réglementé. Il existe un seuil au-delà duquel l’entreprise devra s’acquitter de cotisations sociales. C’est l’Urssaf qui en fixe le barème (la version détaillée pour 2019 est consultable sur son site).

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Déduction d’impôt

Côté impôts, les frais professionnels sont inclus dans le calcul de l’imposition sur le revenu. Une déduction forfaitaire de 10% est appliquée automatiquement à chaque salarié, lequel peut, toutefois, déduire ses frais réels de sa déclaration de revenus s’il estime qu’ils sont plus importants (dans ce cas, les montants seront à justifier).

Des outils digitaux pour s’y retrouver

Selon une étude menée l’an dernier par le cabinet d’expertise-comptable Wity, seuls 48% des salariés interrogés disent connaître le montant mensuel de leurs dépenses professionnelles.
C’est pour pallier cette tendance que des applications mobiles et plateformes ont été créées pour aider l’entreprise et le salarié à mieux s’y retrouver. Citons Onexpense, N2F, Jenji (toutes en Français, avec modules payants) ou l’application Digiposte +, qui récupère les factures et documents de plus de 400 entreprises.

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